Mit der Selbstorganisation oder dem GTD-Prinzip habe ich mich hier ja schon einige Male beschäftigt. Zwischendurch – das gehört wohl auch dazu – ließ ich es mal wieder ein bisschen schleifen. Nun hat mich eine gute Podcast-Serie von Boris Nienke  darauf gebracht wieder stärker einzusteigen. Seine Podcast Serie “Von der Kunst der Selbstorganisation” eignet sich auch sehr gut für den Einstieg in die Thematik. Die in Folge 4 vorgestellten Anwendungen beziehen sich hauptsächlich auf die Mac / iPhone Kombination. Da ich mit beidem nicht aufwarten kann, hier meine Lösung für Windows / WindowsMobile, die aber auch in anderen Konstellationen anwendbar ist.
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Auf meine Abwandung des GTD-Ablagesystems bin ich bereits eingegangen. Eigentlich habe ich geplant als nächstes meine Abwandlung der Kontext-Listen (Todo-Listen geordnet nach @Schule, @Uni, @Zuhause etc.) mit rememberthemilk zu erläutern. Für alle die es nicht kennen, rememberthemilk ist ein Online-Tool zu Verwaltung von Todo-Listen und wirklich sehr mächtig, es lohnt sich das Ganze mal anzuschauen.

Als ich aber am Recherchieren von Berichten zu rememberthemilk war, stieß ich vor knapp einem Monat auf etwas völlig Neues. Das Autofocus System von Mark Forster (via Toolblog). Forster ist Autor von Büchern mit Titeln wie “Do It Tomorrow” oder “Get Everything Done”.
Das System ist fürchterlich einfach und funktioniert wahrscheinlich deshalb so gut. Im Prinzip gibt es nur eine einzige Liste, die aber da man sie am besten in ein Notizbuch einträgt, das seitenweise

Notizbuch mit Autofocus Liste

unterteilt ist. Die Liste wird ganz linear geführt, das bedeutet, dass neue Aufgaben die einem einfallen einfach an das Ende der Liste gesetzt werden.

Da es aber nicht darum geht seine Aufgaben aufzuschreiben, sondern sie zu erledigen, ist der nächste Schritt die Durchsicht der Liste. Man fängt auf Seite eins an und überfliegt die gesamte Seite einmal. Im nächsten Schritt liest man jede Aufgabe etwas genauer und fängt dann an an der Aufgabe zu arbeiten, die einen sofort anspricht.

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Hängemappen

Mit GTD bzw. ZTD (beides Systeme zum Zeitmanagement) bin ich eine Zeit lang wirklich gut zurecht gekommen. Jedes System hatte seine Vorzüge und auch seine Macken. Auf die Grundzüge dieser Systeme werde ich an dieser Stelle nicht eingehen, dass haben andere schon sehr gut getan. Mit der Zeit haben sich einige Abwandlungen für mich erbeben, auf die ich nun eingehen werden.

Mir gefällt das Ablagesystem aus GTD. Dort wird propagiert, dass man seine Unterlagen nicht in klassischen Klemmordnern unterbringen soll, weil einerseits der Aufwand etwas abzulegen zu groß ist und andererseits  die Dinge nicht so schnell wiedergefunden werden können. Deshalb habe ich alle Unterlagen nun seit einiger Zeit in Hängemappen organisiert. Zwar verfolgt das GTD-Prinzip den Ansatz alle Dinge einfach alphabetisch abzulegen, aber das ist bei mir mit lauter unterschiedlichen Kontexten (Promotion, Schule, Privates…) nicht besonders sinnvoll. Also habe ich für jeden dieser Bereiche einen eigenen Kasten eingerichtet. Literatur habe ich alphabetisch sortiert (und zwar hier ausnahmsweise doch aus allen Bereichen). Der Trick bei der Sache ist alles sofort wegzuheften und wenn sich keine passende Mappe findet eine neue anzulegen. Das klappt wirklich gut und ich finde meine Mappen immer erstaunlich schnell wieder. Man macht eben doch nicht so einfach einen Klemmordner “Tagungen” auf. So eine kleine Mappe ist schnell eröffnet.

Die wichtigsten Mappen sind immer greifbar, damit Unterlagen schnell abgelegt und wieder gefunden werden können

Prinzipiell bedeutet das Ablegen in solchen Mappen nur, das man die Stapel, die man sonst auf dem Schreibtisch oder im Regal liegen hat nun übersichtlich in die Vertikale bringt.

Der Vorteil ist allerdings, dass alles eindeutig zuzuordnen ist und der Ablagevorgang nicht zu lange dauert. Es muss  nichts gelocht werden, es ist sofort klar in welche Mappe die Sachen gehören und die Mappen sind vom Schreibtisch aus sofort greifbar.

Wie organisiert Ihr Eure nicht digitalisierten Unterlagen? Ich bin gespannt auf Kommentare.

Mehr Informationen zu diesem Ablagesystem gibt es im Buch von David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag . Ein anderes System wird im Toolblog vorgeschlagen.